Dank einer umfassenden und bis dahin einzigartigen Online Umfrage der AKAD Hochschule Leipzig und der tempus GmbH zum Thema Arbeitseffizienz im Büroalltag, kamen einige interessante und vielleicht auch aufrüttelnde Aspekte und Erkenntnisse zu Tage. Aufgrund von erhöhten Anforderungen im Bereich Kommunikation und verschiedenen ineffizienten Situationen beim Officemanagements, kam man zu dem Ergebnis, dass nur circa 3 von 5 Arbeitstagen im Büro effizient gearbeitet werden kann. Dabei arbeiten rund 16% der 1500 befragten Teilnehmer fast einen ganzen Tag Überstunden pro Woche rein, haben dabei aber immer mehr die Ansicht, dass sie nicht genug arbeiten, da das Pensum entsprechend steigt.
Dies erklärt Prof. Markgraf, der Initiatior der Studie damit, dass der Aufwand für Kommunikationsaktionen zwischen Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner immer aufwendiger und belastender wird. Ob es sich nun um Telefonate mit dem Kunden handelt, das Abarbeiten von unzähligen Emails oder ein Interview via Skype, diese Aktivitäten fressen Unmengen Zeit und verzögern ein flüssiges und reibungsloses Arbeiten. Hierfür geht aufsummiert beinahe ein ganzer Arbeitstag drauf, erkannte Prof. Markgraf. Dabei empfinden mehr als die Hälfte der Befragten die meisten kommunikativen Aufgaben mehr als unproduktiv und unnötig. Und das macht auch vor Urlaub und Freizeit nicht halt, denn der Großteil der Teilnehmer gab an, Emails auch in der freien Zeit zu lesen, um den Anschluss nicht zu verpassen.
Die Ineffizienz dieses Büroalltags schlägt sich vor allem bei der Erledigung von Aufgaben und To-dos, die in Besprechungen festgelegt wurden. Nur ca 30-40% der festgelegten Ergebnisse werden tatsächlich erreicht, wenn sie überhaupt angefangen werden. Jedoch gibt es zur Lösung solcher Probleme viele neue Ansätze, wie zum Beispiel eine andere Form der Arbeitsplatzorganisation oder der Einsatz einer Kommunikationsmöglichkeiten.
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